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noviembre 15, 2024
Automatización de tareas administrativas para Proyectos Ingeniería
Automatizamos tus procesos administrativos para que tu equipo se enfoque en lo que realmente importa.
En Serelabs, entendemos los desafíos administrativos que enfrentan las empresas en crecimiento. A medida que estas crecen, la carga de trabajo administrativo consume cada vez más tiempo y recursos valiosos. Con esto en mente, hemos desarrollado soluciones de automatización de procesos administrativos para reducir la carga manual y agilizar las tareas repetitivas.
Uno de nuestros proyectos recientes fue en colaboración con Proyectos Ingeniería, una destacada firma de arquitectura, ingeniería y gestión de proyectos que opera en sectores como Química, Alimentación y Bebidas, Forestal e Infraestructura. Dado el alto volumen administrativo que implica su trabajo, diseñamos junto a su equipo soluciones específicas para optimizar sus procesos. Entre nuestras implementaciones se destacan:
- Generación automatizada de reportes: Diseñamos un sistema para producir informes de horas trabajadas en Excel, manteniendo el formato personalizado que el equipo administrativo de Proyectos Ingeniería requería para sus reportes a clientes. Esta automatización no solo garantiza consistencia, sino que también reduce el tiempo manual invertido cada mes.
- Notificaciones de vencimientos de documentación: Implementamos un sistema que envía alertas automáticas cuando ciertos documentos están próximos a vencer, de modo que el equipo puede asegurar el cumplimiento de plazos sin necesidad de recordatorios manuales.
- Cálculo automático de honorarios: Aprovechando la plataforma Clockify, que Proyectos Ingeniería utiliza para la carga de horas de sus empleados, desarrollamos una herramienta de cálculo de honorarios. Esta extrae automáticamente los datos de Clockify, realiza el cálculo y genera reportes listos para el área de administración, reduciendo así el tiempo y el margen de error en estos procesos críticos.
Gracias a estas herramientas, Proyectos Ingeniería experimentó una reducción significativa en el tiempo dedicado a tareas administrativas. En uno de los proyectos, el tiempo dedicado a la tarea automatizada por parte del equipo de administración se redujo en aproximadamente 54%, mientras que en otro proyecto se logró una disminución del 31%. Estos ahorros permiten que su equipo se enfoque en actividades estratégicas y de mayor impacto.
Entrevista con Elisa Ochoa, Gerenta de Administración en Proyectos Ingeniería
Para profundizar sobre el impacto de estas soluciones en el día a día de Proyectos Ingeniería, tuvimos una charla con Elisa Ochoa, su Gerenta de Administración, quien nos contó cómo la automatización ha transformado la dinámica de trabajo en el área administrativa y los beneficios tangibles que su equipo ha experimentado.
¿Cuáles eran los principales desafíos administrativos antes de implementar estas herramientas de automatización?
Uno de los principales desafíos era hacer maniobras con el tiempo que no alcanzaba. Superado esto, la exigencia en concentración, en un ambiente que no siempre es el más adecuado ya que entra y sale gente frecuentemente, para agregar datos precisos en diversas planillas, recolectando información de documentos o fuentes que no eran 100% confiables y realizando tareas repetitivas y por ende en ocasiones, tediosas.
¿Cómo ha impactado la automatización en la eficiencia de su equipo? ¿Ha cambiado la forma en que distribuyen su tiempo en tareas?
Ha ayudado mucho, no solo en la agilización notoria de los tiempos de ejecución, liberando horas administrativas para otras tareas, sino que ha transformado varias de las tareas manuales en automáticas y ha llevado a que la mayor parte del trabajo sea más de control que de ejecución, disminuyendo además el margen de error en forma significativa.
¿Qué beneficios destacarías en términos de precisión y tiempos de respuesta a partir del uso de estas soluciones?
Hemos realizado varias automatizaciones en distintas tareas y todas tuvieron un cambio significativo y positivo. La herramienta está disponible y funcional en todo momento, arrojando resultados inmediatos luego de ejecutar un par de acciones cortas y sencillas. La misma tiene un grado de precisión propio de una computadora, sin errores una vez que se han ajustado todos los detalles según las necesidades de la tarea.
¿Cómo ha sido la experiencia trabajando con Serelabs en este proceso?
El equipo de Serelabs es muy profesional y amable, escuchando las necesidades, haciendo las preguntas precisas e interpretando los requerimientos de la empresa aún cuando ella no los tenga tan claros. Han logrado solucionar y acelerar procesos claves de la empresa y han dado una respuesta seria y rápida cuando aparecían nuevas oportunidades de mejora a la herramienta o cuando por algún motivo la herramienta tenía alguna dificultad.
En Serelabs estamos comprometidos en acompañar a empresas en su transformación digital mediante soluciones que optimizan sus procesos y mejoran su eficiencia. ¿Listo para reducir la carga administrativa en tu empresa? ¡Contactanos para descubrir cómo podemos ayudarte a automatizar tus procesos!
